Kako je agencija Bold Projects poenostavila upravljanje dogodkov z MeetPointom
V hitrem svetu upravljanja dogodkov so učinkovitost, prilagodljivost in brezhibna izkušnja gostov ključni dejavniki, da izstopate. Agencija Bold Projects, znana po organizaciji inovativnih in vplivnih dogodkov, se je pri zasnovi svojih projektov odločila za uporabo platforme MeetPoint, s katero so poenostavili organizacijske procese in zagotovili vrhunsko uporabniško izkušnjo za udeležence – od registracije do zaključka dogodka.
MeetPoint so uspešno uporabili pri organizaciji treh dogodkov: obeležitvi 10. obletnice znamke Le Potica in izdaji knjige v hotelu Antiq, lansiranju kozmetične znamke OGX v Sloveniji v Bistru Čad ter na dogodku Amalfy, ki je potekal v Cubo Smlednik.
V tej zgodbi predstavljamo, kako je platforma MeetPoint postala del strategije agencije Bold Projects pri organizaciji teh dogodkov – z reševanjem operativnih izzivov, optimizacijo delovnih procesov in zagotavljanjem celovite izkušnje za udeležence.
O naročniku
Bold projects je butična agencija, specializirana za pripovedovanje zgodb. Zgodbe so zapisane v njihovem DNK in so orodje, ki ga uporabljajo pri vseh projektih, ki jih izvajajo. Specializirani so za zagotavljanje izjemnih izkušenj za svoje stranke s produkcijo dogodkov, komunikacijskimi projekti, ustvarjanjem spletnih strani in trženjem. Poslanstvo ekipe je poenostaviti izvedbo dogodkov, hkrati pa ohraniti visoko raven profesionalnosti in zadovoljstva udeležencev.
Izziv
Agencija Bold Projects se je pri organizaciji dogodkov soočala z vrsto ponavljajočih se izzivov, ki so omejevali njihovo operativno učinkovitost. Med ključne izzive so sodili:
- spremljanje in upravljanje registracij udeležencev,
- učinkovito komuniciranje s prijavljenimi,
- preverjanje izpolnjevanja pogojev udeležbe (kot je starostna omejitev),
- priprava analitičnih poročil za naročnike po dogodku, kot so stopnje udeležbe in drugi dragoceni vpogledi.
Pred tem so se pri upravljanju registracij zanašali na orodja, kot sta Excel ali Google Sheets, za množično komunikacijo pa so uporabljali poštne platforme. Takšen pristop je bil zamuden in neučinkovit, zlasti pri dogodkih, ki so zahtevali natančno sledenje in podrobno poročanje po dogodku.
»Za vrste dogodkov, ki jih organiziramo, je zagotavljanje natančnosti in upravičenosti ključnega pomena, vendar so naša prejšnja orodja ta postopek preveč zapletla,« je povedala ekipa.
Zakaj so izbrali MeetPoint
Soočeni s temi izzivi so se obrnili na MeetPoint, da bi poenostavili svoje delovanje. MeetPoint je izpolnil vse njihove potrebe in jim omogočil:
- centralizirano platformo za upravljanje registracij,
- avtomatizacijo komunikacije z udeleženci,
- orodja za preverjanje upravičenosti udeležencev,
- enostavno ustvarjanje poročil po dogodku za stranke.
Odločitev za MeetPoint je bila posledica potrebe po prihranku časa in virov ter integraciji upravljanja gostov v enem sistemu. „Želeli smo prihraniti čas, zmanjšati stroške in poenostaviti celoten proces upravljanja gostov na enem mestu,“ so pojasnili.
„Zaradi prilagodljivosti platforme in uporabniku prijazne zasnove je bil MeetPoint očitna izbira za vključitev v naš delovni proces,“
so zapisali.
Rezultati
Z uporabo MeetPointa so prihranili približno 10 ur ročnega dela na dogodek, kar jim je omogočilo, da so se osredotočili na zagotavljanje izjemne izkušnje. Platforma je tudi znatno zmanjšala število napak in zagotovila nemoten postopek od registracije do poročanja.
Ena od prednosti je bila izjemna podpora, ki so jo prejeli, zaradi česar je bila uvedba in uporaba platforme enostavna.
„Enostavna uporaba in izjemna podpora sta bili za nas največji dodani vrednosti,“ je poudarila ekipa.
Dolgoročne prednosti
Čeprav so sprva uporabili MeetPoint za en sam dogodek, so hitro prepoznali prednosti dolgoročnega partnerstva:
- Predvidljivi stroški: olajšanje načrtovanja proračuna za več strank.
- Prilagodljivost: platforma se lahko uporablja za različne dogodke in stranke.
- Celovita analitika: zagotavlja vpogled v podatke za nenehne izboljšave.
- Večja avtonomija: opolnomočenje ekipe za bolj samostojno upravljanje dogodkov.
Priporočilo
Za druge agencije za dogodke Bold Projects močno priporoča integracijo celovitega orodja, kot je MeetPoint. »Če se še vedno zanašate na ločena orodja za registracijo, komunikacijo in upravljanje gostov, je čas za nadgradnjo,« so svetovali.
Z uvedbo MeetPointa lahko agencije prihranijo čas, povečajo učinkovitost in svojim strankam zagotovijo bolj profesionalno izkušnjo. »MeetPoint vas bo navdušil s svojo funkcionalnostjo, prilagodljivostjo in vrhunsko podporo,« so zaključili.
