Upravljanje odmevnih dogodkov prinaša vrsto izzivov - še posebej, če gre za več sto VIP-gostov, strogo organizacijo in nemoten postopek prijave. Europlakat Slovenija, vodilni ponudnik zunanjega oglaševanja v državi, se je pri organizaciji podelitve prestižnih nagrad OUTSTANDING v ljubljanski Operi soočil prav s tem.

Dolga leta se je njihova ekipa zanašala na ročne postopke in kombinacijo različnih orodij za upravljanje vabil, prijav in gostov. Vendar pa se je z večanjem dogodka povečevala tudi njegova kompleksnost, kar je vodilo do zamudne administracije in logističnih glavobolov. Da bi poenostavili potek dela in zagotovili brezhibno izkušnjo gostov, so se obrnili na MeetPoint.

V tej zgodbi bomo raziskali, kako je MeetPointova platforma za upravljanje dogodkov pomagala podjetju Europlakat premagati izzive, poenostaviti delovanje ter zagotoviti brezstresno, učinkovito in dobro organizirano izkušnjo dogodka.

IZZIV

Ročno upravljanje seznama gostov

Europlakat se je vsako leto soočal z velikim izzivom pri upravljanju seznama gostov za nagrade OUTSTANDING. »Ročno sledenje povabljenim, potrjenim in prisotnim gostom za dogodek v Operni hiši je bilo zamudno in stresno,« se spominja Tomaž. Pomanjkanje učinkovitega sistema je otežilo spremljanje RSVP-jev in upravljanje prijav gostov, zlasti ko so udeleženci s seboj pripeljali spremljevalce. Poleg tega je odsotnost vstopnic ali kakršne koli oblike identifikacije povzročila, da so se dogodka in sprejema po dogodku udeležili nepovabljeni gostje.

Uporaba več orodij

Preden se je Europlakat povezal z MeetPointom, se je za upravljanje seznamov gostov zanašal na Excel, za pošiljanje vabil pa na orodje za pošiljanje pošte.

Ta razdrobljen pristop ni le povečal kompleksnosti, temveč je vodil tudi do neučinkovitosti in morebitnih napak. »Odločitev za uvedbo QR kod je bila za nas prelomnica,« pravi Tomaž. »Izkazalo se je za učinkovito in ustrezno rešitev.«

Zakaj so izbrali MeetPoint

Sodelovanje v preteklosti in močna priporočila

Europlakat je pred nekaj leti prvič sodeloval z MeetPointom, kar je pustilo pozitiven vtis, kljub temu da je bila platforma še v zgodnji fazi razvoja. »Ko smo začeli razmišljati o partnerjih za letošnji dogodek, nas je impresiven portfelj strank in močna osebna priporočila MeetPointa prepričala, da se ponovno povežemo,« pojasnjuje Tomaž.

Čeprav so preučili ponudbe konkurenčnih podjetij, se je podjetje Europlakat na koncu odločilo za MeetPoint, čeprav so bili nekoliko višji stroški. „Niti malo nam ni žal,“ dodaja Tomaž in poudarja vrednost, ki so jo našli v MeetPointovi celoviti in zanesljivi storitvi.

Rešitev

Brezhibna izvedba

Po uvodnem sestanku sta Tomaž (Europlakat) in Petra iz MeetPointa pripravila podroben načrt in časovnico dogodka. To je vključevalo pošiljanje obvestil Save the Date (STD), uradnih vabil, opomnikov in nazadnje vstopnic s kodo QR. „Skrbno smo se držali načrta in rokov. Jaz sem pripravil besedila in prevode, Petra pa je poskrbela za oblikovanje in prilagajanje predlog,“ je povedal Tomaž.

Enostavna uvedba

Zaradi predhodnih izkušenj z uporabo podobnih platform se je podjetju Europlakat MeetPoint zdel intuitiven in enostaven za uporabo.

"Logika platforme je bila preprosta in hitro smo se navadili na njeno uporabo."

Rezultati

Preprosta registracija na kraju samem

Najpomembnejši dosežek je bil nemoten postopek registracije na dogodku. »Ta del nas je še posebej skrbel, vendar smo v kratkem času uspešno registrirali skoraj 600 udeležencev brez kakršnih koli zamud ali težav.«

Prihranjen čas in manjši stres

Prihranjen čas je bil precejšen, tako pri pripravi dogodka kot pri zbiranju podatkov.

„Z uporabo MeetPointa nismo prihranili le časa, ampak smo se izognili tudi velikemu stresu,“ je dodal Tomaž.

Priporočilo

Pogled v prihodnost

"Sčasoma bomo verjetno razvili nove sistemske funkcionalnosti, prilagojene našim potrebam. Vendar je platforma na splošno dobro zasnovana in funkcionalno razvita za večino primerov uporabe."