Preprosto upravljanje gostov: Kako je MeetPoint pomagal podjetju Europlakat izboljšati njihovo izkušnjo na dogodku
Upravljanje odmevnih dogodkov prinaša vrsto izzivov - še posebej, če gre za več sto VIP-gostov, strogo organizacijo in nemoten postopek prijave. Europlakat Slovenija, vodilni ponudnik zunanjega oglaševanja v državi, se je pri organizaciji podelitve prestižnih nagrad OUTSTANDING v ljubljanski Operi soočil prav s tem.
Dolga leta se je njihova ekipa zanašala na ročne postopke in kombinacijo različnih orodij za upravljanje vabil, prijav in gostov. Vendar pa se je z večanjem dogodka povečevala tudi njegova kompleksnost, kar je vodilo do zamudne administracije in logističnih glavobolov. Da bi poenostavili potek dela in zagotovili brezhibno izkušnjo gostov, so se obrnili na MeetPoint.
V tej zgodbi bomo raziskali, kako je MeetPointova platforma za upravljanje dogodkov pomagala podjetju Europlakat premagati izzive, poenostaviti delovanje ter zagotoviti brezstresno, učinkovito in dobro organizirano izkušnjo dogodka.
O naročniku
Europlakat Slovenija je vodilni ponudnik zunanjega oglaševanja v Sloveniji. Kot del skupine JCDecaux imajo dostop do najnovejšega znanja in trendov v sektorjih zunanjega in digitalnega zunanjega oglaševanja. Europlakat, zavezan svetovnim trendom, aktivno digitalizira tradicionalne formate s filozofijo »manj je več«. Njihovo delovanje je globoko povezano s strategijami trajnostnega razvoja in sodelujejo v javno-zasebnih partnerstvih z večjimi mestnimi občinami. Med njihovimi najbolj prepoznavnimi projekti sta program souporabe koles BicikeLJ v Ljubljani in Mbajk v Mariboru.
Tomaž Žontar, vodja razvoja storitev in inovacij, vodi različne pobude, od tržnih raziskav in podpore pri merjenju do kreativnih in inovativnih rešitev za vse njihove oglaševalske formate. Tomaž že 14 let organizira tudi prestižno tekmovanje OUTSTANDING, ki prepoznava in nagrajuje kreativne rešitve zunanjega oglaševanja. Vsakoletna podelitev nagrad, ki poteka januarja v ljubljanski Operi, je eden najbolj pričakovanih in dobro obiskanih dogodkov v slovenskem oglaševalskem svetu.
IZZIV
Ročno upravljanje seznama gostov
Europlakat se je vsako leto soočal z velikim izzivom pri upravljanju seznama gostov za nagrade OUTSTANDING. »Ročno sledenje povabljenim, potrjenim in prisotnim gostom za dogodek v Operni hiši je bilo zamudno in stresno,« se spominja Tomaž. Pomanjkanje učinkovitega sistema je otežilo spremljanje RSVP-jev in upravljanje prijav gostov, zlasti ko so udeleženci s seboj pripeljali spremljevalce. Poleg tega je odsotnost vstopnic ali kakršne koli oblike identifikacije povzročila, da so se dogodka in sprejema po dogodku udeležili nepovabljeni gostje.
Uporaba več orodij
Preden se je Europlakat povezal z MeetPointom, se je za upravljanje seznamov gostov zanašal na Excel, za pošiljanje vabil pa na orodje za pošiljanje pošte.
Ta razdrobljen pristop ni le povečal kompleksnosti, temveč je vodil tudi do neučinkovitosti in morebitnih napak. »Odločitev za uvedbo QR kod je bila za nas prelomnica,« pravi Tomaž. »Izkazalo se je za učinkovito in ustrezno rešitev.«
Zakaj so izbrali MeetPoint
Sodelovanje v preteklosti in močna priporočila
Europlakat je pred nekaj leti prvič sodeloval z MeetPointom, kar je pustilo pozitiven vtis, kljub temu da je bila platforma še v zgodnji fazi razvoja. »Ko smo začeli razmišljati o partnerjih za letošnji dogodek, nas je impresiven portfelj strank in močna osebna priporočila MeetPointa prepričala, da se ponovno povežemo,« pojasnjuje Tomaž.
Čeprav so preučili ponudbe konkurenčnih podjetij, se je podjetje Europlakat na koncu odločilo za MeetPoint, čeprav so bili nekoliko višji stroški.
„Niti malo nam ni žal,“ dodaja Tomaž in poudarja vrednost, ki so jo našli v MeetPointovi celoviti in zanesljivi storitvi.
Rešitev
Brezhibna izvedba
Po uvodnem sestanku sta Tomaž (Europlakat) in Petra iz MeetPointa pripravila podroben načrt in časovnico dogodka. To je vključevalo pošiljanje obvestil Save the Date (STD), uradnih vabil, opomnikov in nazadnje vstopnic s kodo QR. „Skrbno smo se držali načrta in rokov. Jaz sem pripravil besedila in prevode, Petra pa je poskrbela za oblikovanje in prilagajanje predlog,“ je povedal Tomaž.
Enostavna uvedba
Zaradi predhodnih izkušenj z uporabo podobnih platform se je podjetju Europlakat MeetPoint zdel intuitiven in enostaven za uporabo.
"Logika platforme je bila preprosta in hitro smo se navadili na njeno uporabo."
Rezultati
Preprosta registracija na kraju samem
Najpomembnejši dosežek je bil nemoten postopek registracije na dogodku. »Ta del nas je še posebej skrbel, vendar smo v kratkem času uspešno registrirali skoraj 600 udeležencev brez kakršnih koli zamud ali težav.«
Prihranjen čas in manjši stres
Prihranjen čas je bil precejšen, tako pri pripravi dogodka kot pri zbiranju podatkov.
„Z uporabo MeetPointa nismo prihranili le časa, ampak smo se izognili tudi velikemu stresu,“ je dodal Tomaž.
Večji nadzor nad udeleženci
Uvedba kod QR je odpravila težave z nepovabljenimi gosti in izboljšala splošno varnost dogodka. Udeleženci so dobro sprejeli vstopni sistem, ki temelji na kodah QR, v podjetju Europlakat pa verjamejo, da bodo prihodnji dogodki še bolj boljši, ko se bodo gostje navadili na nov postopek vstopa. „Naslednje leto bo še lažje, saj bodo pravila jasna, udeleženci pa bodo vedeli, kaj lahko pričakujejo,“ je dodal Žontar.
Priporočilo
V podjetju Europlakat Slovenija so ugotovili, da je sodelovanje z MeetPointom spremenilo pravila igre pri upravljanju njihovega vodilnega dogodka, podelitvi nagrad OUTSTANDING. Prehod iz razdrobljenega, ročnega postopka na poenostavljeno digitalno rešitev je prinesel takojšnje koristi. Tomaž Žontar, vodja razvoja storitev in inovacij, je izpostavil, kaj je najbolj izstopalo: »Najbolj smo cenili prilagodljivost, zanesljivost, profesionalnost in hitro reševanje težav.«
Podpora, ki jo je nudil MeetPoint, je bila izjemna skozi celoten proces. Na vsako vprašanje je bil hiter odziv, vse težave, ki so se pojavile, pa so bile hitro rešene, kar je zagotovilo nemoten potek dogodka od začetka do konca.
Na vprašanje, ali bi MeetPoint priporočili drugim, je bil Tomažev odgovor nedvoumen: »Absolutno. MeetPointov sistem in usposobljena ekipa sta naredila pomembno razliko.« Izboljšave so bile tako učinkovite, da misel na organizacijo prihodnjih dogodkov brez MeetPointa ne pride v poštev.
Pogled v prihodnost
Prihodnost upravljanja dogodkov
Čeprav je na podlagi enega samega letnega dogodka težko napovedati širše spremembe, Tomaž meni, da bodo dogodki z močno in zanimivo vsebino vedno privabljali obiskovalce: „Organizatorji bodo morali upoštevati več dejavnikov, ki vplivajo na obisk in zadovoljstvo obiskovalcev.“
Kako bo MeetPoint podpiral bodoče cilje
Podelitev nagrad OUTSTANDING zaradi privlačne vsebine, edinstvenega glasbenega programa, idealnega časa in dolgoletne tradicije iz leta v leto še naprej privablja veliko občinstvo. Tomaž Žontar se zaveda stalnega uspeha prireditve, vendar vidi tudi priložnosti za rast in izpopolnjevanje: „Vemo, kaj je treba v prihodnjih letih izpopolniti, in prepričani smo, da nas bo MeetPoint še naprej podpiral in nam pomagal.“
Tomaž zre v prihodnost optimistično glede poglobitve sodelovanja z MeetPointom.
"Sčasoma bomo verjetno razvili nove sistemske funkcionalnosti, prilagojene našim potrebam. Vendar je platforma na splošno dobro zasnovana in funkcionalno razvita za večino primerov uporabe."
To partnerstvo prikazuje, kako je MeetPoint racionaliziral upravljanje dogodkov za Europlakat Slovenija in spremenil zapleten in stresen proces v brezhibno in učinkovito izkušnjo.
